Come lavoriamo con lo studio legale: fasi, tempi, documenti e riservatezza dell'incarico

Le sette fasi dell'incarico.

Ogni incarico segue lo stesso percorso, che si tratti di consulenza tecnica di parte, revisione di CTU o second opinion. Le fasi sono separate anche nel preventivo: lo studio può fermarsi dopo ciascuna e sa a che punto è il lavoro.

1. Primo contatto e verifica dei conflitti di interesse. Il primo contatto serve a capire di cosa si tratta: tipo di controversia, fase del procedimento, tema tecnico, scadenze. Prima di leggere qualunque documento verifichiamo di non avere rapporti con le altre parti, con i loro consulenti e con il CTU eventualmente già nominato, e lo dichiariamo per iscritto. Nel civile il consulente d'ufficio può essere ricusato dalle parti per i motivi indicati nell'art. 51 c.p.c. (art. 63, secondo comma, c.p.c.), fra cui aver «dato consiglio o prestato patrocinio nella causa» (art. 51, n. 4); chi assume un incarico di parte deve poter dichiarare l'assenza di rapporti senza riserve.
2. Lettura riservata del fascicolo e parere preliminare di fattibilità. Con la dichiarazione ricevi l'indicazione del canale su cui trasmettere gli atti. Leggiamo il fascicolo e restituiamo un parere preliminare: quali sono le questioni tecniche decisive, quali evidenze ci sono e quali mancano, se la tesi dello studio è sostenibile con i dati disponibili. Se non lo è, lo diciamo prima dell'incarico, non dopo. Il parere può essere anche l'unico esito: non ogni caso ha bisogno di una relazione.
3. Lettera d'incarico e preventivo scritto. Se si procede, formalizziamo l'incarico con una lettera che fissa il quesito tecnico, il perimetro (cosa è compreso e cosa no), le fasi, i tempi, il compenso, gli impegni di riservatezza e chi svolge materialmente ciascuna attività. Il preventivo è scritto e articolato per fasi: la legge impone al professionista di rendere nota al cliente la misura del compenso «obbligatoriamente, in forma scritta o digitale, con un preventivo di massima» (art. 9, comma 4, D.L. 24 gennaio 2012, n. 1, convertito dalla L. 27/2012, come modificato dalla L. 4 agosto 2017, n. 124); per lo studio è lo strumento con cui governare i costi tecnici della causa.
4. Analisi. È la fase descritta nel Metodo TOP: raccolta delle evidenze, sopralluogo, misure, lettura dei documenti tecnici, confronto fra ipotesi alternative. Il metodo separa ciò che è stato osservato o misurato da ciò che si deduce e da ciò che l'analisi non può stabilire. Se il fatto è recente, la prima urgenza è la preservazione delle evidenze: ciò che si perde nelle prime settimane di norma non si recupera.
5. Elaborato. Il risultato prende la forma utile allo studio: relazione tecnica di parte, osservazioni alla CTU nel termine fissato dal giudice (art. 195 c.p.c.), second opinion su una perizia già depositata, note tecniche riservate per il difensore. La struttura segue uno schema costante: sintesi con le risposte al quesito, corpo con dati, metodo e ragionamento, allegati con fonti e misure. La relazione è firmata dal responsabile dell'incarico.
6. Contraddittorio. Partecipiamo alle operazioni peritali e alle riunioni con il CTU, formuliamo le osservazioni sulla bozza, assistiamo il difensore per la parte tecnica in udienza, in mediazione e nell'accertamento tecnico preventivo (art. 696 c.p.c.). L'obiettivo è che ogni rilievo tecnico sia proposto nel momento e nella forma in cui può ancora incidere; la strategia processuale resta del difensore.
7. Chiusura. Consegniamo la versione finale degli elaborati; la conservazione dei documenti ricevuti e degli atti dell'incarico segue quanto concordato nella lettera d'incarico e i limiti previsti dalla legge e dagli obblighi professionali.

Tempi: concordati per iscritto, calcolati a ritroso dalla scadenza.

Non pubblichiamo tempi standard perché non esistono: un parere su un fascicolo ordinato e una ricostruzione con sopralluoghi e prove sono lavori diversi. I tempi si concordano per iscritto alla presa in carico e diventano parte della lettera d'incarico, fase per fase.

Per gli atti con termine processuale si lavora a ritroso dalla scadenza: osservazioni alla CTU nel termine fissato dal giudice (art. 195 c.p.c.), nomina del consulente di parte nel termine assegnato dal giudice (art. 201 c.p.c.), udienze e operazioni peritali già calendarizzate. Prima di accettare verifichiamo che il tempo disponibile sia compatibile con un lavoro documentato. Se non lo è, lo diciamo: proponiamo cosa si può fare in modo serio nel tempo che c'è, oppure decliniamo.

Alla prima richiesta rispondiamo, di norma entro un giorno lavorativo (come indicato nella pagina Sottoponi un caso), indicando se possiamo occuparci del caso e in quali tempi, prima di qualunque impegno da parte dello studio.

Documenti utili per fase.

Non serve avere tutto per iniziare. La tabella indica cosa è utile in ciascuna fase e perché: ciò che manca lo segnaliamo, dicendo se è recuperabile e da chi. Un documento mancante viene dichiarato come tale nella relazione, non sostituito da un'ipotesi.

Fase	Documenti	Perché servono
Primo contatto e parere preliminare	Atti di causa (citazione, comparse, ordinanze), CTU o perizie già depositate, quesito formulato al CTU	Per individuare fase, scadenze e questioni decisive, e per leggere come è stato scritto il quesito tecnico: spesso è lì che nasce il problema.
Analisi: il rapporto contrattuale	Contratti, capitolati, progetti, computi, atti della direzione lavori, varianti	Per confrontare ciò che era dovuto con ciò che è stato eseguito o fornito.
Analisi: le evidenze primarie	Fotografie e video datati, rilievi, dati misurati (termografie, monitoraggi, verbali di prova), campioni	Sono le evidenze su cui si fonda ogni conclusione; data e provenienza ne determinano il peso in contraddittorio.
Analisi: la cronologia e l'ambito assicurativo	Rapporti dei Vigili del Fuoco, verbali delle autorità, denunce, polizze, perizie assicurative	Per ricostruire la sequenza dei fatti e capire quali coperture e quali accertamenti sono già stati svolti.
Elaborato e contraddittorio	Corrispondenza tecnica (PEC, riserve, ordini di servizio), bozza della CTU, osservazioni delle altre parti	Per collocare i fatti nel tempo e preparare osservazioni fondate: come si fa è spiegato in come contestare una CTU.

Riservatezza e trattamento dei documenti.

I documenti che invii sono letti dai tre professionisti dello studio. Specialisti esterni, laboratori o altri consulenti sono coinvolti solo dopo averti informato e con il tuo consenso scritto, e restano sotto la direzione del responsabile dell'incarico. La trasmissione avviene sui canali concordati con lo studio (PEC, cartella condivisa protetta, consegna a mano): il modulo del sito serve per la sintesi del caso, non per gli allegati riservati.

Nei contenuti pubblici del sito, negli approfondimenti e in qualunque materiale divulgativo non compaiono casi seguiti dallo studio, nemmeno in forma anonima: gli esempi sono costruiti e dichiarati come tali. I dati personali contenuti negli atti sono trattati nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e degli obblighi deontologici; alla chiusura la conservazione dei documenti e degli atti dell'incarico segue quanto concordato nella lettera d'incarico e i limiti di legge.

Compensi: preventivo scritto, per fasi.

Prima dell'incarico ricevi un preventivo scritto articolato per fasi: parere preliminare, analisi, elaborato, contraddittorio. Sopralluoghi, prove, strumentazione e analisi di laboratorio sono voci separate, attivate solo se necessarie e dopo accordo. Non pubblichiamo tariffe perché il costo dipende dal quesito, dai documenti disponibili e dal numero di fasi effettivamente svolte; ogni variazione di perimetro viene comunicata e concordata prima, non addebitata dopo.

Un chiarimento utile allo studio e al cliente: il compenso del CTU è liquidato con decreto motivato del magistrato che procede, secondo il testo unico sulle spese di giustizia (D.P.R. 115/2002); quello del consulente tecnico di parte è a carico della parte che lo nomina e viene concordato con il cliente. Sono due voci distinte, da chiarire con il cliente prima della nomina.

Con chi lavori.

Ogni incarico ha un solo responsabile, indicato nella lettera d'incarico, che firma la relazione e risponde delle conclusioni; gli altri contribuiscono con rilievi, misure e riletture critiche. I profili completi sono nella pagina Profilo.